Elementos que forman la empresa

Compañeras alumnas, durante el transcurso del curso, se estudiaron las diferentes etapas del proceso administrativo, con base en las lecturas proporcionadas, favor de desarrollar los siguientes puntos:
Elementos que forman la empresa

Principales elementos que integran la función empresarial

Estos puntos se comentaran por ustedes la próxima clase

Buenas tardes

trabajo de investigacion

Compañeras alumnas de fundamentos de administración, En los tres elementos de la mecánica administrativa (previsión, planeación y organización) predomina lo que debe ser, en la etapa dinámica, se (integra, se dirige, y se controla)


En el estudio de la integración, se analiza la parte inicial de la etapa dinámica, con base en las lecturas proporcionadas en clase, favor de desarrollar un cuadro conceptual de la etapa del proceso administrativo denominada Integración: (ENTREGAR PARA EL PROXIMO JUEVES 3 DE DICIEMBRE)

CONSIDERAR A MANERA DE EJEMPLO LA ESTRUCTURA DE LOS CONCEPTOS, CONSDIERANDO LOS INICIALMENTE PRESENTADOS EN LA LECTURA

1 CONCEPTO DE INTEGRACION

2 IMPORTANCIA DE LA INTEGRACION



3 PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS

Adecuacion de hombre y funciones

De la provisión de elementos adminstirativos

De la importancia de la introducción adecuada

4. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE LAS COSAS

a) Del carácter administrativo de esta integración.

b) Del abastecimiento oportuno00

c) De la instalación y bmaentenimiento

d) De la Delegacion y control

Riesgos en la centralización en aspectos tecnicos.

1 Centralizacion 2 Delegacion sin control

REGLAS Y TECNICAS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS

PASOS PARA LA INTEGRACION DE PERSONAS:

Repaso de algunos conceptos importantes de Administracion

Señoritas alumnas de Fundamentos de Administración favor de desarrollar y contestar lo siguiente, enviando respuesta al Blog, a mi correo o bien entregar impreso el proximo jueves 26 de noviembre.


Contesten cierto o verdadero.

1.- El control administrativo es mucho mas eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado, a esta situación se le conoce con el nombre del principio de excepción.



2.- La función del control, no es de carácter administrativo.



3.- El control es posible si no existen estándares, previamente fijados y será tanto mejor cuanto menos imprecisos y cuantitativos sean si es que existen algunos estándares fijados.



4.- Un control debe usarse solo si el trabajo o el gasto, que imponen, se justifican antes los beneficios que de este control se esperan.



5.- En la etapa del proceso administrativo denominada Dirección, es común, emplear las órdenes e instrucciones como formas de mando.





Con base en lo comentado en la clase anterior, Mencione las principales cualidades que a juicio de usted, debe tener un Jefe.


6.- Mencione los principios de La Comunicación



7.- Cite los principios de la Dirección



8.- Etapa del proceso administrativo en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del Administrador, es la definición de



9.- Como se le denomina a la etapa del proceso Administrativo en la cual se lleva a cabo la medición de resultados actuales y pasados, en relación con los esperados ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Proceso Administrativo

Con base en las lecturas proporcionadas, y con objeto de confirmar los temas desarrollados en clase, favor de contestar los siguientes puntos:


Favor de entregar impreso el proximo jueves 19 de noviembre

1. Mencione usted, los seis elementos de la Administración, agrupándolas en las fases Mecánica Administrativa y Dinámica Administrativa y cite las etapas que comprende cada uno de estos elementos.





2. Defina usted el concepto de Administración.



3. Diga cual es el concepto de Previsión.



4. Cite la definición de Planeación.



5. Mencione lo que entiende por Organización.



6. De usted la definición de Dirección.



7. Haga referencia a la definición de la última etapa del proceso administrativa, denominada “Control”

Sistema de informacion Administrativa

Con base en el material que se presenta a continuacion, elabore un mapa conceptual de un sistema de informacion Administrativa o Gerencial.

Este trabajo se entregara a mas tardar el proximo martes 17 de noviembre


1. Planeación del sistema de Información Administrativa

2. Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

3. Formas e Informes

4. Diseño conceptual de un S.I.A.

1. Planeación del sistema de Información Administrativa

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.

2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.

3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse(prioridades) y los recursos que se requieren.

Necesidad de la Planeación de Sistemas

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general.

Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son:

La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.

El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa.

Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.

Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.

• Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.

• Concentrarse en los objetivos del S.I.A.

• Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.

• Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información

• Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.

• Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.

• Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.

Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información.

Al planear la instalación del S.I.A. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose. Este tipo de asignación permite un diseño y organización ordenadas.

El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control.

Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.

Objetivos de la planeación de S.I.A.

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.

La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.

Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:

• Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.

• Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.

• Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.

• Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.

• Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.

• Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa.

• Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:

• Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía

• Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

2. Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

Búsqueda de la Información

Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.

La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.

Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:

1. Qué se está haciendo

2. Por qué se está haciendo.

3. Cómo se está haciendo.

4. Quién lo está haciendo.

Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.

En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:

1. Ambiente de la industria y de la compañía.

2. La industria

3. La compañía y la alta gerencia.

4. La gerencia media.

5. Gerencia de primera línea y sistemas de operación.

Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.

Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:

Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.

Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.

Evaluar las metas y estrategias.

Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.

Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.

Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).

Prevenir desastres.

Métodos de búsqueda de datos.

Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.

Buscar organigramas, misiones de la organización.

Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.

Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.

Realizar un análisis en la estación de trabajo.

Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.

Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.

Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.

Elaboración de técnicas de entrevista.

El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.

Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cu´l será la reacción de éste ante la entrevista.

El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.

Programa.

El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.

Aprobación.

El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.

Venta de un servicio.

Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.

Realización de la entrevista.

El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones.

El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.

El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado.

El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.

El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los

problemas.

Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.

Análisis en la estación de trabajo.

Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.

Obtener el título y la descripción del puesto.

Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades.

Lista de operaciones, archivos y transportes.

Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación.

El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo.

Entradas y salidas.

Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.

Equipo utilizado.

El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.

Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.

Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.

Medición del trabajo.

Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.

Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.

Tipos de diagramas de flujo.

No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.

3. Formas e Informes

Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas.

El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.

Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.

Objetivos de las formas

Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho mas y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

1. La organización de los datos.

2. La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y

3. Lograr el control de las operaciones.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un circulo.

Las formas como parte integral del diseño de sistemas

La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral.

Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.

Establecimiento de un programa de administración de formas Necesidades de la administración de formas:

La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.

Políticas y procedimientos:

Una ves delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.

También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.

Control del inventario de formas:

No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.

Archivos y clasificaciones de formas:

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.

Análisis de formas

El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:

Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios.

Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.

Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.

Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?

Diseño de Formas

El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda al que lo realiza.

Consideraciones generales en el diseño de formas

Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

La función de una forma

Cuándo se empleará la forma

Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.

Quien llena la forma y quién la utiliza

Cuántas unidades de la forma se requieren al año.

Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información

Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario.

Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas.

En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.

Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.

Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular)

Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.

Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa

Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes.

En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuración de los informes, no basta una sola orientación en el análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. Se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes:

Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá comenzar con la

investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas.

Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:

o Unidades estratégicas de negocios

o Fases

o Centros de costos

o Sistemas de recursos y

o Sistema de la zona geográfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona comité o equipo especial de trabajo que se encarguen de ella. Debe establecerse una estructura de informe que satisfaga las necesidades del sistema.

Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.

Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.

Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de venta.

Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías

Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación federal y estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido especifico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones.

Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.

4. Diseño conceptual de un S.I.A.

El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo. La presentación de todas las consideraciones es compleja y larga.

El diseño conceptual consta de cuatro fases:

Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos. Si no mas bien lo que obtienen.

Análisis de los sistemas: se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.

Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas

El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación. Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza un proceso el cual es:

Preparación de los miembros de una organización para el cambio: el primer paso en el diseño no es de índole técnica, sino conductual. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización.

Estudio de las características de la compañía y de la industria: el diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control.

Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.

Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas.

Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.

Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control.

Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.

Documentación del diseño conceptual

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.

Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.

El diseño general de un sistema de información gerencial abarcaría

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
SUBSISTEMA DE FINANZAS
SUBSISTEMA DE NOMINAS
SUBSISTEMA DE PRODUCCIÓN
SUBSISTEMA DE VENTAS
SUBSISTEMA DE PRODUCCIÓN

TODOS ELLOS INTERCONECTADOS ENTRE SI, PARA GENERAR LOS INFORMES Y

REPORTES DE LA GERENCIA GENERAL

ESTADOS FINANCIEROS
INFORMACIÓN FISCALl
REPORTES DE VENTAS
REPORTES DE PRODUCCIÓN
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

La Direccion etapa importante del proceso de la Administración.

Con base en las lecturas de clase, continuar con el desarrollo de los conceptos siguientes:


Entregar en clase el próximo jueves 12 de noviembre del 2009, o entregar por correo electrónico a mas tardar el viernes 13 de noviembre.

Definición de Dirección.
Importancia de la Dirección
Etapas
Principios
Definición de comunicación
Elementos de la comunicación (fuente , receptor, canal, contenido, respuesta y ambiente)
Especies de la comunicación ( Por razón de los canales que sigue, por razón del receptor,
por razón de la obligatoriedad , por razón de su forma, por su sentido)
Ejemplos de la “comunicación vertical” de la “descendente”, de la “ascendente” y de la comunicación horizontal.

Principios de la comunicación

Definición de La autoridad y el mando de la empresa

Tipos de autoridad

Juridica
Formal (lilneal, funcional)
Operativa
Moral
Tecnica
Personal

Los elementos del mando

Formas del mando

Ordenes
Instrucciones

Medios mas usuales de transmitir las instrucciones u ordenes.

Definicion de toma decisiones

Ayudas para la toma de decisiones.

Con base en apéndice I el arte de mandar, cite las principales cualidades que requiere un jefe para serlo en forma efectiva; las normas del “arte de mandar”.



Descripcion de los principales medios de ayuda para mandar con eficacia.

Disciplina positiva.
Las recompensas
Disciplina negativa.
Calificacion de méritos. (subdivisión de los sistemas de calificación)
Sistema de sugerencias.
Sistema de quejas.



Concepto de Delegación.

Beneficios de la Delegacion
Desventajas
Especies de la delegación
Reglas de la delegación
Sistemas de delegación.



Concepto de supervisión.
Importancia de la Supervision.
Reglas de la Supervision.

Con base en la lectura del apendice II, mencione brevemente el ejemplo mas antiguo de delegacion, en el citado.



De esta información se tomara parte importante para el próximo examen.

Saludos.








,

Importancia de la Organizacion en el proceso Administrativo

Con base en la informacion comentada en clase, describa usted lo siguiente:

1.- La importancia de la Organizacion dentro del Proceso Administrativo,
2.- ¿En que consiste el tramo de control?, ¿Como podria fijarse el número de personas que deben reportar a un jefe?
3.- Elabore un ejemplo de una carta de distribucion de trabajo, considerando para efectos de dicho ejemplo, los puestos de jefe de nomina, jefe de contabilidad, y jefe de ventas, en una empresa que vende articulos electronicos al publico en general.

Entregar la proxima clase o enviar por correo electronico.

Atentamente

Planes de un solo uso, planes permanentes

Una vez que se comentaron los conceptos de Planeación estratégica, características, alcances, ventajas y desventajas, favor de efectuar trabajos de investigación, a fin de desarrollar los siguientes puntos:
Planes de un solo uso, describiendo los Programas Proyectos y Presupuestos que se contemplan en este tipo de planes.
Planes permanentes o administrativos, describiendo a su vez las Políticas, Procedimientos y Estándares que los integran.

Con base en las lecturas proporcionadas en clase, defina el concepto de Organización así como su importancia dentro del proceso administrativo.

Enumere para discusión en clase los principios de la organización.

Favor de entregar trabajo impreso la proxima clase o enviar por correo electronico a mas tardar el dia viernes 30 de octubre al sgloriam01@gmail.com con copia al sgloriam01lum@yahoo.com.mx

Trabajo de Investigacion sobre Planeacion Estrategica

21 DE OCTUBRE 2009




Compañeros alumnos buen día, favor de realizar un trabajo de investigación, a fin de abarcar y describir los conceptos que se detallan a continuación:

Planeación Estratégica

Metas organizacionales

Características de la estrategia

Modelos para formular estrategias

Emprendedor

Adaptativo

Planeación

Que es la Planeación estratégica, características, alcances, ventajas y desventajas.
Concepto de la Planeación.

Favor de entregar trabajo impreso la proxima clase o enviar por correo electronico a mas tardar el dia viernes 23 de octubre al sgloriam01@gmail.com con copia al sgloriam01lum@yahoo.com.mx

Cuestionario sobre la Planeacion en el proceso Administrativo

favor de accesar el siguiente link
http://docs.google.com/View?id=dgzdwqmb_22t24tz36

“CUESTIONARIO SOBRE LA ORGANIZACIÓN”

“LA ORGANIZACIÓN”




CONSIDERANDO LAS LECTURAS EN CLASE FAVOR DE CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO





1. ¿Por qué tiene la Organización una importancia sobresaliente dentro de la mecánica administrativa?



2. ¿Cuáles son los peligros que se presentan en la aplicación del principio de la especialización?



3. ¿Qué relación existe entre la autoridad y la responsabilidad?



4. ¿Qué relación existe entre la delegación y control?



5. ¿Cómo pueden fijarse las funciones que deben existir en una empresa?



6. ¿Además de la división por funciones, ¿qué otros criterios pueden seguirse para la división departamental en una empresa?



7. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre los sistemas de organización lineal y funcional? ¿Cuáles son los beneficios y las desventajas de cada uno de dichos sistemas?



8. ¿Cuáles son los principales problemas de un sistema de organización “lineal y staff”? Enumere usted las actividades más típicas de un departamento “staff”.



9. ¿Qué ventajas tienen, respectivamente, las gráficas verticales, horizontales, circulares y escalares?



10. ¿Qué es la centralización? ¿Es conveniente o inconveniente? ¿Qué cosas deben tomarse en cuenta para determinar el grado de centralización adecuada? ¿En qué consiste el crecimiento vertical y horizontal?



11. ¿Qué es un análisis de puestos? ¿Qué es la descripción y qué la especificación de puestos? ¿Qué partes comprende cada una?



12. ¿Qué es una carta de distribución de trabajo? ¿Para qué se usa? Describa brevemente su técnica de operación.



13. ¿Qué es un comité? ¿Cuáles son sus clases principales?

FAVOR DE ENTREGAR RESPUESTAS EN CLASE O ATRAVES DE CORREO ELECTRONICO ENVIARMELO.
 
SALUDOS

cuestionario sobre fundamentos de la administracion

Buen día, con base en las lecturas realizadas en clase, favor de contestar las preguntas que se detallan a continuación




1. Si la Administración es un proceso esencial y constantemente dinámico ¿qué concepto en concreto es el que nos permite reconocer y afirmar que en todo ese proceso hay una unidad?

2. ¿Considera Ud. Que reporta alguna utilidad practica separar las gases, elementos o etapas del proceso administrativo? Justifique esa utilidad

3. ¿En que casos resulta más difícil distinguir entre dos fases, elementos o etapas? ¿ ¿Por qué razón?

4. Haga Ud. Un cuadro comparativo que indique la correspondencia que existe entre los diversos criterios mencionados para distinguir los elementos de la administración

5. ¿Cuál de los criterios citados le parece el mejor, y por qué?

6. Haga Ud. La critica de los criterios distintos al que Ud. Adopte.

7. ¿Qué relaciones encuentra Ud. Entre la previsión y la Planeación; entre la Organización y la Integración; entre la Dirección y el Control?

8. Señale Ud. Un ejemplo de cada una de las tres etapas de la previsión: objetivos, investigación y cursos alternativos.

9. Señale ejemplos de las tres etapas de la planeación: políticas, procedimientos y programas.

10. Haga lo mismo respecto de los tres elementos de la organización: funciones, jerarquías y obligaciones.

11. Haga una cosa semejante respecto de las etapas propias de los elementos de la integración, de la dirección y del control.

12. ¿Qué semejanzas y diferencias señalaría Ud. entre estos pares de etapas?:

Jerarquía y autoridad

Supervisión y operación de controles.

Programas y establecimientos de controles.

Investigaciones y la interpretación de controles.



13. ¿Qué relaciones puede Ud. Establecer entre los elementos de la administración de personas y los de la de cosas?

14. En la práctica se comienza por aplicar medios técnicos, para con ello lograr un proceso administrativo correcto, a través del cual se cumplan los principios básicos de la Administración: ¿no es esto precisamente lo contrario a lo que señala el método de Andersen?



15. Mencione Ud. Algunas técnicas de la Planeación.



Fuente: Administración de empresas de Agustín Reyes Ponce la pregunta 15 considerando mapa conceptual desarrollado en clase.

Importancia de la administracion

Compañeros alumnos buen día, favor de contestar las preguntas que se detallan a continuación y entregar en la próxima clase o a traves de correo electrónico a nmas tardar el próximo jueves 24 de septiembre:




1.- ¿Que razones puede usted mencionar que resalten la importancia que tiene actualmente el estudio de la Administración?

2.- ¿Que nociones podemos deducir de la etimología de la palabra “administrar”?

3.- En las definiciones propuestas por diversos autores ¿Dónde se encuentran lo aspectos relacionados con su objeto, su fin, su contenido y su carácter?

4.-Compare las definiciones dadas entre si y con la propuesta: ¿Cuál le parece más completa, y por que?

5.- ¿Cuál de los elementos del concepto de sociedad es del que se ocupa la administración? ¿Lo estudia teórica, o prácticamente? Dé las razones respectivas.

6.- ¿Cuál es el fin concreto de la Administración? ¿En que se parece, y en que se distingue del fin de otras ciencias o técnicas semejantes como la economía, la política, etc.?

7.- ¿Que beneficios prácticos encuentra usted al hacer la distinción entre la etapa constructiva y la operativa de la Administración?





Tomar como base la información proporcionada en clase.







Saludos

naturaleza y clase de organizaciones

LEER EL SIGUIENTE TEXTO Y ELABORAR UN CUADRO RESUMEN.

1.4 NATURALEZA Y CLASE DE ORGANIZACIONES

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN

1.4.1 DEFINICIÓN Y CONCEPTO DE LAS ORGANIZACIÓN.

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer” dicho de otra manera; los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación será necesario determinar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

La palabra organización tiene tres acepciones; una etimológica que proviene del griego ornaron que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones.

Desde el anterior punto de vista, la organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

LA IMPORTANCIA DE ORGANIZAR

Organizar es una de las funciones de la administración que se ocupa de escoger qué tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones.

En la función de planeación fijamos objetivos y después formulamos una estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben coordinarse.

El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.4

Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es la función por la cual los administradores darán un uso metódico a los recursos del sistema administrativo.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA TEORÍA CLÁSICA

El cuerpo sistemático de conocimientos sobre las organizaciones y la administración tienen una relación estrecha con la revolución industrial y el surgimiento de las empresas a gran escala, las cuales requirieron del desarrollo de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La teoría tradicional de la administración y la organización es el resultado de las contribuciones de la administración científica, la teoría del proceso administrativo, el modelo burocrático, la economía y la administración pública.

La administración científica se interesaba principalmente por la planeación, la estandarización y el mejoramiento de la eficiencia del trabajo humano. Vio a la administración como una ciencia, más que como un enfoque individual basado en reglas prácticas.

Durante la primera parte del siglo XX se desarrolló un cuerpo de conocimientos llamado "teoría del proceso administrativo". La forma piramidal, el principio escalar, la unidad de mando, el principio de excepción, la delegación de autoridad, los lineamientos de control y los conceptos de división departamental, fueron establecidos por este grupo.

Otra contribución a la teoría organizacional clásica la hizo Max Weber con su modelo burocrático. Weber concibió la burocracia como la forma más adecuada para las organizaciones complejas. Su modelo incluyó conceptos como jerarquía de autoridad, división del trabajo basada en la especialización funcional, un sistema de reglas, impersonalidad de las relaciones interpersonales, un sistema de procedimientos de trabajo y la asignación de puestos basado en la competencia técnica.

La teoría administrativa tradicional operaba bajo ciertas hipótesis como la del hombre económico racional; los administradores deben planear, dirigir y controlar las actividades del grupo de trabajo. La autoridad proviene de la cima de la pirámide jerárquica y es delegada hacia abajo. Se establecieron los principios para guiar la práctica administrativa.

La teoría clásica ve las organizaciones no como sistemas cerrados, sino no consideró muchas influencias ambientales e internas.

El subsistema de objetivos y valores de las organizaciones es uno de los más importantes de estos subsistemas. La organización toma muchos de estos valores de un medio ambiente sociocultural más amplio.

Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la envuelve y orientado hacia metas determinadas.

El subsistema técnico se refiere al conocimiento requerido para el desempeño de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas en la transformación de entradas en productos. Está determinado por los requerimientos de trabajo de la organización, y varía dependiendo de las actividades particulares. El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así como su subsistema psicosocial.

El subsistema psicosocial está integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función.

La estructura se refiere a las formas en que las tareas de la organización están divididas (diferenciación) y son coordinadas (integración). La estructura está determinada por los estatutos de la organización, por descripciones de puesto y posición, y por reglas y procedimientos. Tiene que ver también con esquemas de autoridad, comunicación y flujo de trabajo.

El subsistema administrativo abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control.

Los puntos de vista de contingencia tienden a ser más concretos y a recalcar características y esquemas más específicos de las interrelaciones entre los subsistemas. El punto de vista de contingencia de las organizaciones y su administración propone que una organización es un sistema compuesto por subsistemas y delimitado por límites identificables con respecto al suprasistema que lo rodea. El punto de vista de contingencia busca entender las interrelaciones dentro y entre los subsistemas, así como entre la organización y su medio ambiente, y definir los esquemas de relaciones o configuraciones de variables. Subraya la naturaleza multivariable de las organizaciones y trata de entender en qué forma operan bajo condiciones variables y en circunstancias específicas. Los puntos de vista de contingencia están finalmente dirigidos a sugerir los diseños de organización y las acciones administrativas más adecuadas a situaciones específicas. Una congruencia entre la organización, su medio ambiente y el diseño de la organización interno apropiado conducirá a una mayor eficiencia, efectividad y satisfacción de los participantes.

Los puntos de vista de contingencia reconocen tanto similitudes como diferencias entre las organizaciones, pero de cualquier manera aclaran que el panel administrativo básico es buscar la congruencia entre la organización y su medio ambiente y entre sus subsistemas.

1.5 1.6 TIPOLOGÍA Y CLASIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructura organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.

La determinación de la clase de organización más adecuada. Depende de factores tales Como el giro y magnitud de las empresas, recursos objetivos, tipo y volumen de producción, etc.

Los tipos de organización más usuales son:

Lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Funcional o de Taylor

Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre al totalidad del personal que realizaba laboras relacionadas con su función.

Organización lineo-funcional

En esta se combinan los dos tipos de organizaciones mencionadas anteriormente, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo funcional, ya que se conserva:

a) De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial.

b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Organización Staff

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de los detalle, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoria a los departamentos de línea

Organización matricial

Esta forma de organización también se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto.

Consiste en combinar la departa mentalización por proyecto con la de funciones.

Organización por comités

Los comités más usuales son:

1.- Directivo.

2.- Ejecutivo

3.- De vigilancia

4.- Consultivo.

1.7 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA TEORÍA MODERNA

La teoría de la organización y la práctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar la organización total en interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Un sistema es un todo unitario, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiente.

La teoría de la organización tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teoría moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas de la moderna teoría de organización son su base conceptual-analítica, su dependencia de datos de investigación empíricos y, sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están agrupadas en una filosofía que acepta la premisa de que la única manera significativa de estudiar la organización es como un sistema social."

Mary Parker Follet expresó muchos puntos de vista indicativos de un enfoque de sistemas. Consideró los aspectos psicológicos de la administración, describió la administración como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social.

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores sobre administración en utilizar el enfoque de sistemas. Herbert Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones y no solamente hace hincapié en este enfoque para el punto de vista de comportamiento de las organizaciones sino que también subraya su importancia en la ciencia de la administración.

La organización puede ser considerada en términos de un modelo de sistema abierto general. El sistema abierto está en constante interacción con su medio ambiente y logra un "estado estable" o equilibrio dinámico, al tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformación de energía. Más que simplemente un sistema técnico o social, es la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organización: sus objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales.

CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los miembros tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la forma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.

La cultura organizacional incluye lineamientos perdurables que dan forma al comportamiento. Cumple con varias funciones al:

• Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización

• Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo

• Reforzar la estabilidad del sistema social

• Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma decisiones

Otra perspectiva destaca cómo la cultura afecta al comportamiento:

La cultura organizacional es un sistema de valores compartidos (lo que es importante) y creencias (cómo funcionan las cosas) que interactúan con la gente, las estructuras de organización y los sistemas de control de una compañía para producir normas de comportamiento (cómo se hacen las cosas aquí).

Aun cuando esta cultura pudiera ser modificada con el tiempo para ajustarse a condiciones nuevas, existen evidencias de que los empresarios de éxito dejan su sello perdurable en la cultura de su organización. Una cultura fuerte es una influencia poderosa para guiar la conducta; ayuda a que los empleados realicen sus trabajos un poco mejor, especialmente en dos formas:

Una cultura firme es un sistema de reglas informales que describen la forma en que la gente debe comportarse la mayor parte del tiempo.

Una cultura fuerte permite a la gente sentirse mejor con respecto a lo que hace; con lo que es más probable que trabaje más duro.

Uno de los papeles más importantes de la administración es dar forma a los valores culturales. Los administradores eficientes hacen uso de símbolos, creencias y rituales de la cultura para lograr la aceptación de metas, motivar a la gente y asegurar su compromiso a largo plazo.

Debido a las rápidamente cambiantes tecnologías y a una creciente competencia, el cambio cultural hacia un sistema más dinámico, orientado al mercado, competitivo y de respuesta, tendrá que hacerse más rápido.

Un sistema de valores compartidos es el elemento básico de la cultura, las organizaciones podrán desarrollar sus propias y particulares culturas, que las diferencian de otras dentro de la misma industria o sociedad. Las organizaciones son en sí misma fenómenos productores de cultura. Las organizaciones son vistas como instrumentos sociales que producen bienes y servicios y, como producto secundario, también producen artefactos culturales distintivos tales como rituales, leyendas y ceremonias. Aunque las organizaciones en sí están inmersas en un contexto cultural más amplio, el interés primordial de los investigadores está en las actividades socioculturales que se desarrollan dentro de las organizaciones.

TENDENCIAS ACTUALES DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Antes de aproximadamente 1965, la filosofía administrativa que prevalecía estaba caracterizada por hallarse basada en sistemas de mando. El modus operandi del gerente

era la posición de poder sobre la gente. El gerente "llevaba la voz cantante". Quién decidía qué asuntos y hacía cumplir la decisión era visto como una consideración clave. El concepto total estaba orientado a las actividades; se subrayaba lo que estaba hecho. El gerente prescribía la estructura de la organización, fijaba las tareas de los empleados no administrativos, delegaban facultades para la toma de decisiones, determinaba la mejor forma de hacer el trabajo y ejercía un control rígido.

En contraste, la filosofía administrativa que emerge desde mediados de la década de 1960 ha sido mucho más amplia y más pertinente el entendimiento cultural de la actualidad y al ambiente cambiante, lo mismo que a los cambios tecnológicos y a las oportunidades. El énfasis en el poder de tomar decisiones del gerente está siendo reducido, y la actual filosofía está orientada a los resultados deseados. El tema actual está orientado a los resultados, no a las actividades.

La administración se considera como un recurso que proporciona poder mediante la participación de las personas. Utilizando todos los recursos de su personal, una empresa da forma a su futuro y a su destino. El establecimiento de objetivos y la creatividad y ayuda para alcanzar ese objetivo reciben mucha atención.

El derecho a tomar decisiones se deriva del objetivo:

a. Los empleados trabajan para el objetivo no sólo para cumplir ciertas actividades.

b. Los gerentes desarrollan una autocompromiso y autodirección para los resultados.

c. Los trabajadores tienen una parte para determinar los métodos de trabajo.

d. El control se evalúa por los resultados más que por las actividades.

Valores

Los valores son la base para una filosofía administrativa. Los valores revelan lo que realmente es importante para un gerente; lo que es en lo personal significativo y lo que será el tono de las acciones administrativas emprendidas. Desde la Segunda Guerra Mundial, el tipo de valores B como lo muestra la siguiente tabla ha sido cada vez más popular, en desmedro de los Valores A.

Valores A

Valores B

1-. Conservador, tradicional, contra la innovación 1-. Liberal, progresista, revolucionario.

2-. Represión y restricción. 2-.Sobresale la espontaneidad y exhibición.

3-. Se enfatiza la ley y la justicia. 3-. Se enfatiza la compasión y piedad en los demás.

4-. Enfatiza el deber, la disciplina, y crear conciencia. 4-. Énfasis en el gusto de vivir, en la no culpabilidad.

5-. Sacrificio, temor del placer. 5-. El ocio es bienvenido.

6-. Desconfianza de la investigación e indagación. 6-.Se fomenta la creatividad y la averiguación.

7-. Construir, producir, ahorrar. 7-. Disfruta, aprecia, consume.

8-. Se destaca la competencia. 8-. Se fomenta la cooperación.

9-. Se maximizan las diferencias de sexo, en especial en el vestido. 9-.Se minimizan las diferencias entre sexos.

10-. Relaciones racionales, abstractas, de causa y efecto. 10-. Emoción, intuición e instinto.

Implicaciones para la administración

Nuestro entorno cambiante hará que la administración en las décadas futuras sea todavía más retadora y excitante, exigiendo una práctica administrativa eficiente con un estado de arte efectivo. Los graduados universitarios de hoy son sensibles a la responsabilidad social empresarial y sin duda conformarán las políticas y programas que asegurarán una alta calidad de vida dentro y fuera del trabajo.

Los gerentes de más éxito serán los que estén siempre "en la escuela" formal o informalmente, permaneciendo educados y manteniéndose al frente de los desarrollos económicos y tecnológicos a escala internacional así como a nivel nacional. El conocimiento de la "economía del lado del abasto", microprocesadores, tipos de cambio, políticas de la OPEP, y muchos otros conceptos deberán ser rutinarios por naturaleza para el gerente del futuro maduro, orientado al logro.

Geoge Steiner hizo algunas predicciones acerca del énfasis cambiante, y los enfoques de los negocios en el futuro. Las características administrativas de Steiner están todas en línea con el concepto de "muerte del empresario - nacimiento del gerente social". Cada área de esfuerzo parece haber purificado sus motivaciones en el futuro, según Steiner, y enfatizado las razones más nobles para la empresa.

Pasado Reciente

Futuro

Suposición de que la única responsabilidad de un gerente de negocios es aumentar la riqueza del accionista. La utilidad aún domina, pero modificada por la suposición de que un gerente de negocios tiene otras responsabilidades sociales.

La actuación comercial medida solamente por normas económicas. Aplicación de ambas medidas económicas y sociales de actuación.

Énfasis sobre cantidad de producción. Énfasis sobre cantidad y calidad.

Administración autoritaria. Administración permitida/democrática.

Planeación intuitiva a corto plazo. Planeación comprensiva estructurada a largo plazo.

Empresario. Gerentes del renacimiento.

Control. Creatividad.

La gente subordinada. La gente dominante.

Contabilidad financiera. Contabilidad de recursos humanos.

Deje que el comprador se preocupe. Ombudsman.

Toma de decisiones centralizada. Toma de decisiones descentralizadas y de grupos pequeños.

Concentración de las funciones internas. Concentración en los ingredientes externos para el éxito de la compañía.

Dominio de los pronósticos económicos en la toma de decisiones. Uso mayor de pronósticos sociales, técnicos y políticos así como pronósticos económicos.

El negocio visto por un solo sistema. El negocio visto como un sistema de sistemas dentro de un sistema social más grande.

La ideología de los negocios requiere el alejamiento del gobierno. Cooperación entre los negocios y el gobierno y la convergencia de la planeación.

Los negocios se preocupan poco por los costos sociales de producción. Preocupación cada vez mayor por internalizar los costos sociales de producción.14

La Administración, el Administrador y las Organizaciones

La Administración, el Administrador y las Organizaciones




El marco de la Organización y la Administración.

Los instrumentos que posee una empresa son medios para conseguir los fines. La organización que la función administrativa requiere, es un instrumento para realizar los objetivos de la empresa.

Es necesario que la empresa considere la importancia que representa la organización, de tal suerte, que organizar implica coordinar las diferentes actividades de las áreas que forman una empresa. Cabe señalar que el éxito de cualquier sistema depende, no tanto de la técnica que este adopte, sino de su organización.

La organización consiste esencialmente, en coordinar las actividades y comprobar que todo sucede de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones formuladas y con los planes establecidos. El control de la organización tiene por objeto poner de manifiesto debilidades y errores, para rectificarlos e impedir que se repitan. En esencia, la organizacion en una empresa lo abarca todo; cosas, personas y acciones.



Dicho de otro modo, cuanto más avanzada sea la organización de una empresa, mas consistentes seran los beneficios de ésta.



Importancia de la Administración.



El término Administración comprende todas las actividades para la toma de decisiones, tales como la planeación, organización, dirección control, etc. El enfoque de sistemas “proporciona una estructura para visualizar factores ambientales, interiores y externos, en un todo.

Permite reconocer tanto la colocación como el funcionamiento de los sistemas que la componen”. Esto permite el estudio de las interrelaciones entre los elementos del Sistema (subsistemas), para el logro del objetivo organizacional. Por tanto los criterios de organización de los sistemas, dependerán de la forma en que se definan los subsistemas y la forma como se relacionan entre ellos.



Existen varios conceptos sobre la administración pero tiene que ver mucho con la Organización, pero ¿qué es organización? Es establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados.



Si no hay organización, hay caos. Donde no hay orden no hay progreso, para que los organismos marchen de una manera adecuada es necesario tener una categorización de los grupos que conforman a un organismo y esto se da por medio de personas idóneas que tienen características de disciplina y orden, estas son personas de aptitudes especificas para este trabajo. La organización no se improvisa, se estudia.



Vemos un ejemplo claro en la industria que a principios del siglo XVIII se organizaron de dos formas; una de ellas era el taller artesanal, que durante mucho tiempo se constituyeron por gremios (asociación de personas que pertenecían a un mismo oficio, negocio o profesión) esto lo hacían con el fin de obtener un beneficio mutuo y mejoras para su negocio.

Otra forma fue la industria domiciliaria; que eran micro talleres controlados por comerciantes que suministraban materiales a trabajadores agrícolas y a sí obtenían un beneficio de renta.



Las organizaciones empresariales están compuestas por personas, materiales, insumos, máquinas e información. De él se derivan diferentes subsistemas como: el subsistema de producción; el subsistema financiero (encargado de la administración de los bienes de capital); el subsistema comercial (encargado de la compra de materiales y venta de los productos y/o servicios de la empresa); entre otros. Los cuales interactúan de acuerdo a la organización de las personas que los administran y los procesos que los relacionan, de forma que puedan dar como salida la entrega de un servicio o producto para su consumo y la generación de dinero.

Esta clase de sistemas que procesan insumos como: energía, materia e información los cuales provienen del ambiente que los rodea, característica propia de todos los sistemas vivos, se denominan abiertos. Porque establecen intercambios permanentes con su ambiente, esto determina su equilibrio, capacidad de respuesta o de permanencia.

Al hablar de la organización no podemos excluir lo que es el control, pero ¿qué es el control? Es la comprobación, inspección, fiscalización, intervención y regulación (manual o automática) sobre un sistema. Además, el control juega un papel fundamental ya que se enfoca en mejorar el producto final de un sistema. Hoy en día en la industria los mecanismos de control son muchos con el fin de que sus productos o servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad establecidos por la propia empresa.



El control ha llevado hacia la competitividad en los mercados ya que el cliente siempre busca lo mejor. Por esto, en las empresas se ha cambiado la forma de producir, ahora la producción va enfocada al cliente porque es este el comprador de los productos finales.



Sin embargo, los controles a los sistemas industriales sólo pueden mejorar el desempeño de este hasta un cierto nivel porque para la implementación del control se requiere que el subsistema de operación esté debidamente planeado y proyectado, caso contrario, la aplicación del primero no tendrá efectos significativos en la operación del segundo. El objetivo de cualquier sistema de control es el mejoramiento. Sus acciones se centran básicamente en el control de costo, de ejecución en la programación y en el aseguramiento de la calidad de los productos fabricados.



La planeación hace parte de los principios de la administración porque se puede decir que esta es la encargada de realizar todas las actividades que se requieren y que conducen a generar los planes de la organización de forma que se de cumplimiento a los objetivos propuestos para la misma.

En el planteamiento en diferentes periodos: a corto, mediano y largo plazo, la planeación es fundamental en toda organización porque de ella depende los logros a realizar al futuro. Esta planeación se hace con el fin de crecer, de adquirir mayor competitividad y estas deben ser seguidas de objetivos específicos a cumplir en dicha organización. La planeación ha llevado al éxito a muchas grandes empresas de hoy como también al fracaso por no tener un objetivo especifico a seguir en cuanto al futuro.

Es menester hablar de dirección en cuanto a administración, ya que es la capacidad que tenemos de dirigir. Podemos destacar la actividad de los responsables de los trabajadores en cualquier organización como por ejemplo supervisar la selección de personal, gestión, formación y valoración de los empleados. También se destaca la dirección de personal que se encarga de reclamaciones y quejas; excedentes de personal y despidos; estructuras de salarios; condiciones de empleo; y de la negociación con los representantes de los sindicatos.

La dirección es la cabeza de toda organización, son los comprometidos con enderezar y llevar rectamente la empresa hacia un término o lugar señalado. En otras palabras tienen que cumplir con todos los fines de la misma. La dirección debe ser ejecutada por personas preparadas en este campo con capacidades detallas para poder cumplir los objetivos a toda cabalidad y mantener un orden especifico dentro de la organización.



En conclusión todos estos elementos hablados anteriormente son las bases de la administración, sin ellos la administración no tendría ningún sentido. En la actualidad, la administración, esta ocupado un nivel importante en las organizaciones, tanto que en todas las empresas hay un administrador y, hoy en día, hay carreras profesionales preocupadas en capacitar profesionales para dirigir empresas.





Fundamentos de Teoría Organizacional y práctica administrativa



La capacidad de producción o servicios especificados para un proyecto en una entidad privada o gubernamental, determinara el tamaño mismo de la estructura organizacional.



Existen factores diversos que intervienen, tales como la existencia de demanda insatisfecha, la posibilidad de suministro de materias primas con la calidad y cantidad suficientes, la tecnología y equipos disponibles, así como la disponibilidad de recursos financieros para implementar y operar el proyecto.



Los efectos del proceso elegido se apreciaran a largo plazo, ya que impactaran en el desarrollo de las actividades, en los costos de producción, la calidad de los productos y en la flexibilidad de los sistemas productivos.



Los aspectos técnicos del proyecto deben confirmar la factibilidad tecnología del proceso de manufactura, y especificar el tamaño y características de la infraestructura, la localización de las instalaciones, la maquinaria y la estructura, organizacional que se requieren para la creación de los productos o servicios.