La Administración, el Administrador y las Organizaciones

La Administración, el Administrador y las Organizaciones




El marco de la Organización y la Administración.

Los instrumentos que posee una empresa son medios para conseguir los fines. La organización que la función administrativa requiere, es un instrumento para realizar los objetivos de la empresa.

Es necesario que la empresa considere la importancia que representa la organización, de tal suerte, que organizar implica coordinar las diferentes actividades de las áreas que forman una empresa. Cabe señalar que el éxito de cualquier sistema depende, no tanto de la técnica que este adopte, sino de su organización.

La organización consiste esencialmente, en coordinar las actividades y comprobar que todo sucede de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones formuladas y con los planes establecidos. El control de la organización tiene por objeto poner de manifiesto debilidades y errores, para rectificarlos e impedir que se repitan. En esencia, la organizacion en una empresa lo abarca todo; cosas, personas y acciones.



Dicho de otro modo, cuanto más avanzada sea la organización de una empresa, mas consistentes seran los beneficios de ésta.



Importancia de la Administración.



El término Administración comprende todas las actividades para la toma de decisiones, tales como la planeación, organización, dirección control, etc. El enfoque de sistemas “proporciona una estructura para visualizar factores ambientales, interiores y externos, en un todo.

Permite reconocer tanto la colocación como el funcionamiento de los sistemas que la componen”. Esto permite el estudio de las interrelaciones entre los elementos del Sistema (subsistemas), para el logro del objetivo organizacional. Por tanto los criterios de organización de los sistemas, dependerán de la forma en que se definan los subsistemas y la forma como se relacionan entre ellos.



Existen varios conceptos sobre la administración pero tiene que ver mucho con la Organización, pero ¿qué es organización? Es establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados.



Si no hay organización, hay caos. Donde no hay orden no hay progreso, para que los organismos marchen de una manera adecuada es necesario tener una categorización de los grupos que conforman a un organismo y esto se da por medio de personas idóneas que tienen características de disciplina y orden, estas son personas de aptitudes especificas para este trabajo. La organización no se improvisa, se estudia.



Vemos un ejemplo claro en la industria que a principios del siglo XVIII se organizaron de dos formas; una de ellas era el taller artesanal, que durante mucho tiempo se constituyeron por gremios (asociación de personas que pertenecían a un mismo oficio, negocio o profesión) esto lo hacían con el fin de obtener un beneficio mutuo y mejoras para su negocio.

Otra forma fue la industria domiciliaria; que eran micro talleres controlados por comerciantes que suministraban materiales a trabajadores agrícolas y a sí obtenían un beneficio de renta.



Las organizaciones empresariales están compuestas por personas, materiales, insumos, máquinas e información. De él se derivan diferentes subsistemas como: el subsistema de producción; el subsistema financiero (encargado de la administración de los bienes de capital); el subsistema comercial (encargado de la compra de materiales y venta de los productos y/o servicios de la empresa); entre otros. Los cuales interactúan de acuerdo a la organización de las personas que los administran y los procesos que los relacionan, de forma que puedan dar como salida la entrega de un servicio o producto para su consumo y la generación de dinero.

Esta clase de sistemas que procesan insumos como: energía, materia e información los cuales provienen del ambiente que los rodea, característica propia de todos los sistemas vivos, se denominan abiertos. Porque establecen intercambios permanentes con su ambiente, esto determina su equilibrio, capacidad de respuesta o de permanencia.

Al hablar de la organización no podemos excluir lo que es el control, pero ¿qué es el control? Es la comprobación, inspección, fiscalización, intervención y regulación (manual o automática) sobre un sistema. Además, el control juega un papel fundamental ya que se enfoca en mejorar el producto final de un sistema. Hoy en día en la industria los mecanismos de control son muchos con el fin de que sus productos o servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad establecidos por la propia empresa.



El control ha llevado hacia la competitividad en los mercados ya que el cliente siempre busca lo mejor. Por esto, en las empresas se ha cambiado la forma de producir, ahora la producción va enfocada al cliente porque es este el comprador de los productos finales.



Sin embargo, los controles a los sistemas industriales sólo pueden mejorar el desempeño de este hasta un cierto nivel porque para la implementación del control se requiere que el subsistema de operación esté debidamente planeado y proyectado, caso contrario, la aplicación del primero no tendrá efectos significativos en la operación del segundo. El objetivo de cualquier sistema de control es el mejoramiento. Sus acciones se centran básicamente en el control de costo, de ejecución en la programación y en el aseguramiento de la calidad de los productos fabricados.



La planeación hace parte de los principios de la administración porque se puede decir que esta es la encargada de realizar todas las actividades que se requieren y que conducen a generar los planes de la organización de forma que se de cumplimiento a los objetivos propuestos para la misma.

En el planteamiento en diferentes periodos: a corto, mediano y largo plazo, la planeación es fundamental en toda organización porque de ella depende los logros a realizar al futuro. Esta planeación se hace con el fin de crecer, de adquirir mayor competitividad y estas deben ser seguidas de objetivos específicos a cumplir en dicha organización. La planeación ha llevado al éxito a muchas grandes empresas de hoy como también al fracaso por no tener un objetivo especifico a seguir en cuanto al futuro.

Es menester hablar de dirección en cuanto a administración, ya que es la capacidad que tenemos de dirigir. Podemos destacar la actividad de los responsables de los trabajadores en cualquier organización como por ejemplo supervisar la selección de personal, gestión, formación y valoración de los empleados. También se destaca la dirección de personal que se encarga de reclamaciones y quejas; excedentes de personal y despidos; estructuras de salarios; condiciones de empleo; y de la negociación con los representantes de los sindicatos.

La dirección es la cabeza de toda organización, son los comprometidos con enderezar y llevar rectamente la empresa hacia un término o lugar señalado. En otras palabras tienen que cumplir con todos los fines de la misma. La dirección debe ser ejecutada por personas preparadas en este campo con capacidades detallas para poder cumplir los objetivos a toda cabalidad y mantener un orden especifico dentro de la organización.



En conclusión todos estos elementos hablados anteriormente son las bases de la administración, sin ellos la administración no tendría ningún sentido. En la actualidad, la administración, esta ocupado un nivel importante en las organizaciones, tanto que en todas las empresas hay un administrador y, hoy en día, hay carreras profesionales preocupadas en capacitar profesionales para dirigir empresas.





Fundamentos de Teoría Organizacional y práctica administrativa



La capacidad de producción o servicios especificados para un proyecto en una entidad privada o gubernamental, determinara el tamaño mismo de la estructura organizacional.



Existen factores diversos que intervienen, tales como la existencia de demanda insatisfecha, la posibilidad de suministro de materias primas con la calidad y cantidad suficientes, la tecnología y equipos disponibles, así como la disponibilidad de recursos financieros para implementar y operar el proyecto.



Los efectos del proceso elegido se apreciaran a largo plazo, ya que impactaran en el desarrollo de las actividades, en los costos de producción, la calidad de los productos y en la flexibilidad de los sistemas productivos.



Los aspectos técnicos del proyecto deben confirmar la factibilidad tecnología del proceso de manufactura, y especificar el tamaño y características de la infraestructura, la localización de las instalaciones, la maquinaria y la estructura, organizacional que se requieren para la creación de los productos o servicios.