naturaleza y clase de organizaciones

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1.4 NATURALEZA Y CLASE DE ORGANIZACIONES

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN

1.4.1 DEFINICIÓN Y CONCEPTO DE LAS ORGANIZACIÓN.

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer” dicho de otra manera; los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación será necesario determinar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

La palabra organización tiene tres acepciones; una etimológica que proviene del griego ornaron que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones.

Desde el anterior punto de vista, la organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.

LA IMPORTANCIA DE ORGANIZAR

Organizar es una de las funciones de la administración que se ocupa de escoger qué tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones.

En la función de planeación fijamos objetivos y después formulamos una estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben coordinarse.

El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.4

Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es la función por la cual los administradores darán un uso metódico a los recursos del sistema administrativo.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA TEORÍA CLÁSICA

El cuerpo sistemático de conocimientos sobre las organizaciones y la administración tienen una relación estrecha con la revolución industrial y el surgimiento de las empresas a gran escala, las cuales requirieron del desarrollo de nuevas formas de organización y prácticas administrativas. La teoría tradicional de la administración y la organización es el resultado de las contribuciones de la administración científica, la teoría del proceso administrativo, el modelo burocrático, la economía y la administración pública.

La administración científica se interesaba principalmente por la planeación, la estandarización y el mejoramiento de la eficiencia del trabajo humano. Vio a la administración como una ciencia, más que como un enfoque individual basado en reglas prácticas.

Durante la primera parte del siglo XX se desarrolló un cuerpo de conocimientos llamado "teoría del proceso administrativo". La forma piramidal, el principio escalar, la unidad de mando, el principio de excepción, la delegación de autoridad, los lineamientos de control y los conceptos de división departamental, fueron establecidos por este grupo.

Otra contribución a la teoría organizacional clásica la hizo Max Weber con su modelo burocrático. Weber concibió la burocracia como la forma más adecuada para las organizaciones complejas. Su modelo incluyó conceptos como jerarquía de autoridad, división del trabajo basada en la especialización funcional, un sistema de reglas, impersonalidad de las relaciones interpersonales, un sistema de procedimientos de trabajo y la asignación de puestos basado en la competencia técnica.

La teoría administrativa tradicional operaba bajo ciertas hipótesis como la del hombre económico racional; los administradores deben planear, dirigir y controlar las actividades del grupo de trabajo. La autoridad proviene de la cima de la pirámide jerárquica y es delegada hacia abajo. Se establecieron los principios para guiar la práctica administrativa.

La teoría clásica ve las organizaciones no como sistemas cerrados, sino no consideró muchas influencias ambientales e internas.

El subsistema de objetivos y valores de las organizaciones es uno de los más importantes de estos subsistemas. La organización toma muchos de estos valores de un medio ambiente sociocultural más amplio.

Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la envuelve y orientado hacia metas determinadas.

El subsistema técnico se refiere al conocimiento requerido para el desempeño de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas en la transformación de entradas en productos. Está determinado por los requerimientos de trabajo de la organización, y varía dependiendo de las actividades particulares. El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así como su subsistema psicosocial.

El subsistema psicosocial está integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función.

La estructura se refiere a las formas en que las tareas de la organización están divididas (diferenciación) y son coordinadas (integración). La estructura está determinada por los estatutos de la organización, por descripciones de puesto y posición, y por reglas y procedimientos. Tiene que ver también con esquemas de autoridad, comunicación y flujo de trabajo.

El subsistema administrativo abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control.

Los puntos de vista de contingencia tienden a ser más concretos y a recalcar características y esquemas más específicos de las interrelaciones entre los subsistemas. El punto de vista de contingencia de las organizaciones y su administración propone que una organización es un sistema compuesto por subsistemas y delimitado por límites identificables con respecto al suprasistema que lo rodea. El punto de vista de contingencia busca entender las interrelaciones dentro y entre los subsistemas, así como entre la organización y su medio ambiente, y definir los esquemas de relaciones o configuraciones de variables. Subraya la naturaleza multivariable de las organizaciones y trata de entender en qué forma operan bajo condiciones variables y en circunstancias específicas. Los puntos de vista de contingencia están finalmente dirigidos a sugerir los diseños de organización y las acciones administrativas más adecuadas a situaciones específicas. Una congruencia entre la organización, su medio ambiente y el diseño de la organización interno apropiado conducirá a una mayor eficiencia, efectividad y satisfacción de los participantes.

Los puntos de vista de contingencia reconocen tanto similitudes como diferencias entre las organizaciones, pero de cualquier manera aclaran que el panel administrativo básico es buscar la congruencia entre la organización y su medio ambiente y entre sus subsistemas.

1.5 1.6 TIPOLOGÍA Y CLASIFICACION DE LAS ORGANIZACIONES

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructura organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.

La determinación de la clase de organización más adecuada. Depende de factores tales Como el giro y magnitud de las empresas, recursos objetivos, tipo y volumen de producción, etc.

Los tipos de organización más usuales son:

Lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Funcional o de Taylor

Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre al totalidad del personal que realizaba laboras relacionadas con su función.

Organización lineo-funcional

En esta se combinan los dos tipos de organizaciones mencionadas anteriormente, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo funcional, ya que se conserva:

a) De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para cada función en especial.

b) De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Organización Staff

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de los detalle, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoria a los departamentos de línea

Organización matricial

Esta forma de organización también se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto.

Consiste en combinar la departa mentalización por proyecto con la de funciones.

Organización por comités

Los comités más usuales son:

1.- Directivo.

2.- Ejecutivo

3.- De vigilancia

4.- Consultivo.

1.7 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA TEORÍA MODERNA

La teoría de la organización y la práctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas ofrece una base para la integración al permitir visualizar la organización total en interacción con su ambiente y la conceptualización de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Un sistema es un todo unitario, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiente.

La teoría de la organización tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teoría moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas de la moderna teoría de organización son su base conceptual-analítica, su dependencia de datos de investigación empíricos y, sobre todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades están agrupadas en una filosofía que acepta la premisa de que la única manera significativa de estudiar la organización es como un sistema social."

Mary Parker Follet expresó muchos puntos de vista indicativos de un enfoque de sistemas. Consideró los aspectos psicológicos de la administración, describió la administración como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social.

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores sobre administración en utilizar el enfoque de sistemas. Herbert Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones y no solamente hace hincapié en este enfoque para el punto de vista de comportamiento de las organizaciones sino que también subraya su importancia en la ciencia de la administración.

La organización puede ser considerada en términos de un modelo de sistema abierto general. El sistema abierto está en constante interacción con su medio ambiente y logra un "estado estable" o equilibrio dinámico, al tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformación de energía. Más que simplemente un sistema técnico o social, es la integración y estructuración de actividades humanas en torno de varias tecnologías lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una organización: sus objetivos, tecnología, estructura y relaciones psicosociales.

CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los miembros tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la forma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización.

La cultura organizacional incluye lineamientos perdurables que dan forma al comportamiento. Cumple con varias funciones al:

• Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organización

• Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo

• Reforzar la estabilidad del sistema social

• Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma decisiones

Otra perspectiva destaca cómo la cultura afecta al comportamiento:

La cultura organizacional es un sistema de valores compartidos (lo que es importante) y creencias (cómo funcionan las cosas) que interactúan con la gente, las estructuras de organización y los sistemas de control de una compañía para producir normas de comportamiento (cómo se hacen las cosas aquí).

Aun cuando esta cultura pudiera ser modificada con el tiempo para ajustarse a condiciones nuevas, existen evidencias de que los empresarios de éxito dejan su sello perdurable en la cultura de su organización. Una cultura fuerte es una influencia poderosa para guiar la conducta; ayuda a que los empleados realicen sus trabajos un poco mejor, especialmente en dos formas:

Una cultura firme es un sistema de reglas informales que describen la forma en que la gente debe comportarse la mayor parte del tiempo.

Una cultura fuerte permite a la gente sentirse mejor con respecto a lo que hace; con lo que es más probable que trabaje más duro.

Uno de los papeles más importantes de la administración es dar forma a los valores culturales. Los administradores eficientes hacen uso de símbolos, creencias y rituales de la cultura para lograr la aceptación de metas, motivar a la gente y asegurar su compromiso a largo plazo.

Debido a las rápidamente cambiantes tecnologías y a una creciente competencia, el cambio cultural hacia un sistema más dinámico, orientado al mercado, competitivo y de respuesta, tendrá que hacerse más rápido.

Un sistema de valores compartidos es el elemento básico de la cultura, las organizaciones podrán desarrollar sus propias y particulares culturas, que las diferencian de otras dentro de la misma industria o sociedad. Las organizaciones son en sí misma fenómenos productores de cultura. Las organizaciones son vistas como instrumentos sociales que producen bienes y servicios y, como producto secundario, también producen artefactos culturales distintivos tales como rituales, leyendas y ceremonias. Aunque las organizaciones en sí están inmersas en un contexto cultural más amplio, el interés primordial de los investigadores está en las actividades socioculturales que se desarrollan dentro de las organizaciones.

TENDENCIAS ACTUALES DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Antes de aproximadamente 1965, la filosofía administrativa que prevalecía estaba caracterizada por hallarse basada en sistemas de mando. El modus operandi del gerente

era la posición de poder sobre la gente. El gerente "llevaba la voz cantante". Quién decidía qué asuntos y hacía cumplir la decisión era visto como una consideración clave. El concepto total estaba orientado a las actividades; se subrayaba lo que estaba hecho. El gerente prescribía la estructura de la organización, fijaba las tareas de los empleados no administrativos, delegaban facultades para la toma de decisiones, determinaba la mejor forma de hacer el trabajo y ejercía un control rígido.

En contraste, la filosofía administrativa que emerge desde mediados de la década de 1960 ha sido mucho más amplia y más pertinente el entendimiento cultural de la actualidad y al ambiente cambiante, lo mismo que a los cambios tecnológicos y a las oportunidades. El énfasis en el poder de tomar decisiones del gerente está siendo reducido, y la actual filosofía está orientada a los resultados deseados. El tema actual está orientado a los resultados, no a las actividades.

La administración se considera como un recurso que proporciona poder mediante la participación de las personas. Utilizando todos los recursos de su personal, una empresa da forma a su futuro y a su destino. El establecimiento de objetivos y la creatividad y ayuda para alcanzar ese objetivo reciben mucha atención.

El derecho a tomar decisiones se deriva del objetivo:

a. Los empleados trabajan para el objetivo no sólo para cumplir ciertas actividades.

b. Los gerentes desarrollan una autocompromiso y autodirección para los resultados.

c. Los trabajadores tienen una parte para determinar los métodos de trabajo.

d. El control se evalúa por los resultados más que por las actividades.

Valores

Los valores son la base para una filosofía administrativa. Los valores revelan lo que realmente es importante para un gerente; lo que es en lo personal significativo y lo que será el tono de las acciones administrativas emprendidas. Desde la Segunda Guerra Mundial, el tipo de valores B como lo muestra la siguiente tabla ha sido cada vez más popular, en desmedro de los Valores A.

Valores A

Valores B

1-. Conservador, tradicional, contra la innovación 1-. Liberal, progresista, revolucionario.

2-. Represión y restricción. 2-.Sobresale la espontaneidad y exhibición.

3-. Se enfatiza la ley y la justicia. 3-. Se enfatiza la compasión y piedad en los demás.

4-. Enfatiza el deber, la disciplina, y crear conciencia. 4-. Énfasis en el gusto de vivir, en la no culpabilidad.

5-. Sacrificio, temor del placer. 5-. El ocio es bienvenido.

6-. Desconfianza de la investigación e indagación. 6-.Se fomenta la creatividad y la averiguación.

7-. Construir, producir, ahorrar. 7-. Disfruta, aprecia, consume.

8-. Se destaca la competencia. 8-. Se fomenta la cooperación.

9-. Se maximizan las diferencias de sexo, en especial en el vestido. 9-.Se minimizan las diferencias entre sexos.

10-. Relaciones racionales, abstractas, de causa y efecto. 10-. Emoción, intuición e instinto.

Implicaciones para la administración

Nuestro entorno cambiante hará que la administración en las décadas futuras sea todavía más retadora y excitante, exigiendo una práctica administrativa eficiente con un estado de arte efectivo. Los graduados universitarios de hoy son sensibles a la responsabilidad social empresarial y sin duda conformarán las políticas y programas que asegurarán una alta calidad de vida dentro y fuera del trabajo.

Los gerentes de más éxito serán los que estén siempre "en la escuela" formal o informalmente, permaneciendo educados y manteniéndose al frente de los desarrollos económicos y tecnológicos a escala internacional así como a nivel nacional. El conocimiento de la "economía del lado del abasto", microprocesadores, tipos de cambio, políticas de la OPEP, y muchos otros conceptos deberán ser rutinarios por naturaleza para el gerente del futuro maduro, orientado al logro.

Geoge Steiner hizo algunas predicciones acerca del énfasis cambiante, y los enfoques de los negocios en el futuro. Las características administrativas de Steiner están todas en línea con el concepto de "muerte del empresario - nacimiento del gerente social". Cada área de esfuerzo parece haber purificado sus motivaciones en el futuro, según Steiner, y enfatizado las razones más nobles para la empresa.

Pasado Reciente

Futuro

Suposición de que la única responsabilidad de un gerente de negocios es aumentar la riqueza del accionista. La utilidad aún domina, pero modificada por la suposición de que un gerente de negocios tiene otras responsabilidades sociales.

La actuación comercial medida solamente por normas económicas. Aplicación de ambas medidas económicas y sociales de actuación.

Énfasis sobre cantidad de producción. Énfasis sobre cantidad y calidad.

Administración autoritaria. Administración permitida/democrática.

Planeación intuitiva a corto plazo. Planeación comprensiva estructurada a largo plazo.

Empresario. Gerentes del renacimiento.

Control. Creatividad.

La gente subordinada. La gente dominante.

Contabilidad financiera. Contabilidad de recursos humanos.

Deje que el comprador se preocupe. Ombudsman.

Toma de decisiones centralizada. Toma de decisiones descentralizadas y de grupos pequeños.

Concentración de las funciones internas. Concentración en los ingredientes externos para el éxito de la compañía.

Dominio de los pronósticos económicos en la toma de decisiones. Uso mayor de pronósticos sociales, técnicos y políticos así como pronósticos económicos.

El negocio visto por un solo sistema. El negocio visto como un sistema de sistemas dentro de un sistema social más grande.

La ideología de los negocios requiere el alejamiento del gobierno. Cooperación entre los negocios y el gobierno y la convergencia de la planeación.

Los negocios se preocupan poco por los costos sociales de producción. Preocupación cada vez mayor por internalizar los costos sociales de producción.14